Tillsynen finns i schemat. Men blev den faktiskt gjord?

Vet när toaletten behöver åtgärdas – och om tillsynen blev utförd

Följ upp planerade ronder och upptäck sanitära incidenter mellan besöken. Då kan ni styra resurser efter faktiskt behov och samtidigt se att avtalad tillsyn genomförs.

Offentliga toaletter ska kontrolleras, städas och skötas regelbundet. Rutinen finns nästan alltid redan.

Problemet är att ett schema bara visar vad som skulle göras. Det visar inte alltid om besöket faktiskt blev av – och det säger ingenting om vad som händer en timme efter att personalen har lämnat platsen.

Med digital uppföljning och sensorer kan ni följa båda delarna.

Boka ett möte oss
Läs mer om tekniken
Tre handfat och speglar i ett offentligt toalettutrymme med blå kakel.
Young people legs standing in circle

Förstå utmaningen med offentliga toaletter

Rutinen finns. Det är uppföljningen som saknas.

Tillsynen av offentliga toaletter är vanligtvis tydligt reglerad. Någon ska besöka anläggningen ett bestämt antal gånger, kontrollera skicket, städa och rapportera eventuella problem.

På papperet är processen enkel. I praktiken finns flera tillfällen då kedjan kan brytas.

En kommunal renhållningsorganisation beskrev ett återkommande problem: personen som normalt kör ronden blir sjuk, någon annan tar över andra arbetsuppgifter – men informationen om toaletten följer inte med.

Resultatet kan bli att ett planerat besök uteblir.

Och eftersom ingen automatiskt ser att uppdraget inte genomförts upptäcks det först när någon hör av sig. Samma problem finns när tillsynen utförs av en extern entreprenör.

En kommun kunde exempelvis se vad entreprenören fakturerade – men inte om en viss anläggning faktiskt hade fått två, tre eller fyra besök under perioden.

En annan hade ett uppdrag på tre besök per anläggning och vecka, men saknade ett enkelt sätt att kontrollera utfallet.

Det innebär att kommunen kan ha ett tydligt avtal och ett tydligt schema – men ändå sakna svar på en grundläggande fråga:

Blev jobbet gjort?

  • Planerade ronder kan utebli utan att någon upptäcker det
  • Bemanningsförändringar gör att uppgifter kan falla mellan stolarna
  • Beställaren kan ha svårt att verifiera entreprenörens faktiska leverans
  • Klagomål blir ibland första signalen om att tillsyn saknats
  • Ett schema visar planeringen – inte utfallet

 

Vår lösning

Problemen följer inte schemat

En toalett kan vara i gott skick klockan 10 och behöva åtgärdas klockan 10:30.

Även om varje rond genomförs precis enligt plan finns ett andra problem.

Saker händer mellan besöken.

Det kan vara en sanitär incident, skadegörelse eller utrustning som går sönder. Om ingen råkar vara där när det händer kan problemet ligga kvar fram till nästa tillsyn. Det kan innebära timmar – eller i vissa fall dagar – innan ansvarig verksamhet får veta något.

För användaren spelar det ingen roll att toaletten städades enligt schema tidigare samma dag. Det som spelar roll är skicket när personen kommer dit.

Därför behöver tillsynen kompletteras med ett sätt att upptäcka händelser som inte väntar på nästa rond.

 

 

Vårt arbetssätt

Följ både uppdraget och det som händer mellan besöken

Två typer av information svarar på två olika frågor.

Det första ni behöver veta är:

Genomfördes den planerade tillsynen?

Det andra är:

Har något hänt sedan dess som kräver en ny insats?

Genom att följa båda kan arbetet gå från schemastyrt till mer behovsstyrt.
Följ upp den planerade tillsynen
Se vad som faktiskt blev gjort

Tillsynen läggs som ett uppdrag med plats och tid.

Den som ska genomföra besöket får uppdraget i telefonen, kvitterar att det tas om hand och rapporterar därefter utfallet från platsen.

I Trygghetsportalen kan ansvarig funktion sedan se vilka uppdrag som genomfördes, när de utfördes och vilka som fortfarande saknas.

Funktionen utvecklades tillsammans med kommunal renhållningsverksamhet som behövde just den typen av uppföljning.

 

Upptäck sanitära incidenter mellan ronderna
Vänta inte på nästa schemalagda besök

Sensorer i utrymmet kan mäta bland annat ammoniak, vätesulfid, temperatur och luftfuktighet.

När värdena förändras på ett sätt som indikerar att något har hänt kan ansvarig funktion få information om det.

Sensorn behöver inte veta vem som varit där eller vad personen gjort.

Den signalerar att miljön i utrymmet har förändrats och kan behöva kontrolleras.

 

Skicka resursen när behovet uppstår
Komplettera schemat med faktiska händelser

En toalett behöver fortfarande regelbunden tillsyn.

Men när sensordata visar att något har hänt behöver kommunen inte vänta på nästa planerade rond.

En extra insats kan skickas ut när den behövs.

 

Följ upp entreprenören mot avtalet
Kontrollera leveransen – inte bara fakturan

När varje planerat tillsynsuppdrag följs digitalt får beställaren ett tydligare underlag för uppföljning.

Ni kan se vilka anläggningar som besökts, när besöken gjordes och vilka uppdrag som inte genomfördes.

Det gör dialogen med entreprenören betydligt mer konkret.

Upptäck när tekniken själv försvinner
Tystnad ska inte automatiskt tolkas som att allt är lugnt

Om en sensor slutar kommunicera behöver även det synas.

Det kan exempelvis bero på tekniskt fel eller att utrustningen har tagits ned.

Systemet kan därför följas även utifrån sensorernas egen status, så att utebliven data inte misstolkas som uteblivna problem.

 

Ingen kamera. Ingen inspelning.

På en offentlig toalett är det en självklar utgångspunkt.

Offentliga toaletter är en av de miljöer där integritet måste väga särskilt tungt. Därför används inte kameror för den här typen av mätning. Sensorn behöver inte se vem som går in eller registrera vad personen gör. Den mäter i stället egenskaper i miljön, exempelvis nivåer av ammoniak och vätesulfid samt temperatur och luftfuktighet.

Ingen bild tas.

Inga samtal spelas in.

Syftet är att upptäcka att förhållandena i utrymmet har förändrats, inte vem som orsakat förändringen. Även när ljudsensor används för att reagera på exempelvis kraftiga ljudnivåer behöver ljudinnehållet inte spelas in.

 

Vanliga frågor

Vad våra kunder säger

Kommuner och fastighetsbolag runt om i Sverige använder Collactivate AB för att omvandla vaga observationer till konkret underlag som går att agera på.
Det här gör att vi kan använda våra resurser mycket mer kostnadseffektivt.
Rikard Fogelström
Trygghetssamordnare på Eslövs kommun
Resultatet har gett minskad häng, nedskräpning, skadegörelse och störning av ordning,
Johan Kronbäck
Teknisk förvaltare på Kristianstad kommun
För oss handlar trygghetsarbetet om att använda resurserna på rätt sätt. Med Collactivate får vi en plattform som gör det lättare att se var behoven finns och följa upp våra insatser
Filip Högfeldt
Säkerhetssamordnare på Falkenbergs kommun

Vet ni om tillsynen genomförs som den ska?

Boka en genomgång med oss. Tillsammans går vi igenom era offentliga toaletter, hur tillsynen fungerar i dag och var digital uppföljning eller sensorer kan ge er bättre kontroll och kortare tid till åtgärd.

 

Boka en genomgång